7 bAVim Fokus I Services und Praxistipps für Personalverantwortliche 4 Kommunikation und Transparenz – tue Gutes und sprich darüber! Für den Erfolg und die Akzeptanz Ihrer bAV ist es entscheidend, Ihre Mitarbeiter bei der Einführung des Versorgungswerks – aber auch laufend – über das Versorgungswerk zu informieren. Vielleicht bekommt es sogar einen eigenen Namen, der sofort mit Ihrem Unternehmen in Verbindung gebracht wird – MüllerPension o.ä.. Eine klare Kommunikation sorgt darüber hinaus dafür, dass alle Beteiligten regelmäßig über die Leistungen und die damit verbundenen Vorteile informiert werden – und auch regelmäßig daran erinnert werden, was ihr Arbeitgeber hiermit zusätzlich für sie leistet. Je transparenter die Kommunikation, desto eher werden Ihre Beschäftigten das Versorgungswerk aktiv nutzen und wertschätzen. 5 Damit ist Ihr individuelles Versorgungswerk im Unternehmen schon fast fertig. Die getroffenen Entscheidungen sollten in einer sog. Versorgungsordnung festgehalten werden. Damit haben Sie die Leitplanken für Ihr Versorgungswerk definiert, an denen sich alle Mitarbeiter orientieren werden. Das minimiert Rückfragen und Zweifelsfälle bspw. bezüglich Anbieter und Produktlösungen und vereinfacht die Handhabung im Personalbereich bspw. die Einrichtung in der Gehaltsabrechnung und die Prozesse beim Onboarding neuer bzw. Off-Boarding ausscheidender Mitarbeiter. Fazit Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihres individuellen Versorgungswerks eine ausgewogene Lösung finden, die sowohl den Bedürfnissen der Beschäftigten als auch den administrativen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen gerecht wird. Dabei ist es wichtig, die richtigen Durchführungswege und Zusagearten zu wählen, die Finanzierungsform zu bestimmen und eine klare Kommunikation mit den Arbeitnehmern sicherzustellen. Zudem sollten alle Regelungen in einer Versorgungsordnung festgehalten werden, um die Umsetzung zu vereinfachen und rechtliche sowie organisatorische Klarheit zu gewährleisten. Aufgrund der Komplexität, der rechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte empfehlen wir, einen unabhängigen und in der bAV erfahrenen Berater bei der Einführung/Neugestaltung Ihrer bAV hinzuzuziehen. Autor: Michael Hoppstädter m.hoppstaedter@heubeck.de
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